1.1.ความหมายของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง
1.2โครงสร้างระบบสารสนเทศ
ลักษณะและจุดมุ่งหมายของศูนย์สารสนเทศ
คอมพิวเตอร์มีการพัฒนาการมาจากระบบคอมพิวเตอร์ที่มีราคาแพง โดยการใช้ประโยชน์จึงเริ่มจากการใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกันในอดีต มีศูนย์คอมพิวเตอร์กลาง ต่อมาเมื่อมีการพัฒนาพีซี แนวคิดจึงเริ่มจากการพัฒฒนาให้ระบบใช้งานส่วนตัว และต่อมาพัฒนาเป็นเครือข่ายที่ทำงานร่วมกัน ดังนี้นลักษณะของการใช้ระบบคอมพิวเตอร์จึงมีลักษณะตามสภาพของการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาการของเทคโนโลยี โดยเฉพาะระบบคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารข้อมูล ระบบเครือข่าย รูปแบบการช้ระบบคอมพิวเตอร์จึงมีรูปแบบดังนี้
1. การคำนึงถึงปัจจัยพื้นฐานของการผลิต เช่น กระบวนการผลิต ต้นทุนการผลิต วัตถุดิบ เครื่องจักร การจัดการและการวางแผน เป็นต้น
2. การพัฒนาคนเพื่อสร้างคุณภาพของงาน โดยการพัฒนาทั้งทางด้านจิตใจ และ ความรู้ความสามารถควบคู่กันไป ซึ่งเหมาะกับธรุกิจบริการ หรือ ธุรกิจที่ต้องใช้แรงงานคนเป็นหลัก
3. การศึกษาและวิเคราะห์การทำธุรกิจอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นจุดใดๆ ก็ตาม และต้องติดตามธุรกิจอย่างต่อเนื่อง
4. การศึกษาและวิเคราะห์สภาพสังคม เศรษฐกิจ ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะ เรื่องเกี่ยวกับการเมือง นโยบาย เป็นต้น
5. การศึกษาและวิเคราะห์การลงทุน และ การหาแหล่งเงินทุน รวมทั้งการหาแหล่งเงินทุนสำรองเพื่อเป็นตัวสนับสนุน และ ทำให้ธรุกิจดำเนินต่อไปได้
6. การพัฒนาคุณภาพของสินค้าและบริการ อยู่เสมอ ด้วยการตรวจสอบคุณภาพ รวมทั้งตรวจสอบวิธีการผลิต การประเมินผลจากลูกค้า หรือผู้บริโภค ซึ่งคุณภาพก็จะขึ้นกับราคาด้วยเช่นกัน
7. ความร่วมมือและการมีผลประโยชน์ร่วมกันของธุรกิจต่อเนื่อง การคำนึงถึงผู้ขายวัตถุดิบ การสานประโยชน์ร่วมกัน การเข้าใจว่า ทุกคนต้องการกำไรทั้งสิ้น เพียงแต่เขาหรือเราได้พอควรหรือมากเกินไปหรือไม่อย่างไรเท่านั้น
โครงสร้างขององค์กรต้องเหมาะสมกับการบริหารงาน และควรจะยืดหยุ่นได้เพื่อที่จะรับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ซึ่งโครงสร้างขององค์กรถ้าจัดไว้อย่างเหมาะสมจะทำให้ การบริหารงานง่ายเพราะรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร ช่วยให้ติดตามงานง่ายไม่ก่อให้เกิดปัญหางานคั่งค้าง ช่วยให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อน สามารถจ่ายงานออกไปได้โดยทั่วถึง ทำให้ขจัดปัญหาการเกี่ยงงาน หรือ ลังเลในการลงมือทำงาน ทำให้คนทำงานรู้ถึงอำนาจหน้าที่ของตนเองว่ามีขอบข่ายงานของเขามีเพียงใด ทำให้มีจิตใจสามารถจดจ่อกับงานที่ทำ สามารถประสานงานระหว่างหน่วยงานและมีความร่วมมือกับบุคคลอื่นได้ดี เป็นต้น
1.7.ความสัมพันธ์ของข้อมูลสารสนสนเทศเทศเเละระบบสารสนเทศ
1.8 ข้อมูล
ข่าวสาร เอกสาร ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของหรือเหตุการณ์ที่มีอยู่ในรูปของตัวเลข ภาษา ภาพ สัญลักษณ์ต่างๆ ที่มีความหมายเฉพาะตัว ซึ่งยังไม่มีการประมวลไม่เกี่ยวกับการนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ (ไพโรจน์ คชชา, 2542) พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน (2525) ให้ความหมายของ ข้อมูล(Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือสิ่งที่ถือหรือยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริง สำหรับใช้เป็นหลักอนุมานหาความจริงหรือ การคำนวณ
1.9ความสัมพันธ์ของข้อมูลสารสนเทศเเละระบบสารสนเทศ
"...สารสนเทศ (information) [1] เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมาย
ปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคแห่งองค์ความรู้หรือปัญญา นำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไป และมีการนำไปใช้ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศ
สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล..."
.
2. ข้อมูลตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (relevancy) ได้แก่ การเก็บเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเท่านั้น ไม่ควรเก็บ
.jpg)
ความสัมพันธ์ (Relationships) หมายถึง ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้นักศึกษาและเอนทิตี้คณะวิชา เป็นลักษณะว่า นักศึกษาแต่ละคนเรียนอยู่คณะวิชาใดคณะวิชาหนึ่ง
ในการแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ เราจะใช้หัวลูกศรเพื่อแสดงความสัมพันธ์ ดังตัวอย่างในรูปต่อไปนี้
ลักษณะและจุดมุ่งหมายของศูนย์สารสนเทศ
คอมพิวเตอร์มีการพัฒนาการมาจากระบบคอมพิวเตอร์ที่มีราคาแพง โดยการใช้ประโยชน์จึงเริ่มจากการใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกันในอดีต มีศูนย์คอมพิวเตอร์กลาง ต่อมาเมื่อมีการพัฒนาพีซี แนวคิดจึงเริ่มจากการพัฒฒนาให้ระบบใช้งานส่วนตัว และต่อมาพัฒนาเป็นเครือข่ายที่ทำงานร่วมกัน ดังนี้นลักษณะของการใช้ระบบคอมพิวเตอร์จึงมีลักษณะตามสภาพของการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาการของเทคโนโลยี โดยเฉพาะระบบคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารข้อมูล ระบบเครือข่าย รูปแบบการช้ระบบคอมพิวเตอร์จึงมีรูปแบบดังนี้
การใช้แบบเครื่องหลัก (Host base) ในยุคที่เครื่องคอมพิวเตอร์มีราคาแพง เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ส่วนใหญ่เป็นเมนเฟรม ซึ่งมีการจัดการฐานข้อมูลอยู่ส่วนกลางและแบ่งการใช้งาน เครื่องคอมพิวเตอร์หลักเป็นเครื่องที่รวมทรัพยากรทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลาง ผู้ใช้เพียงแต่ต่อสายออนไลน์ และใช้กำลังการคำนวณทั้งหมดจากเครื่องหลัก สถานีปลายทางจึงเป็นเพียงแค่เทอร์มินัลเท่านั้น
รูปที่ 1 การใช้งานแบบเครื่องหลัก เพื่อเป็นการสนับสนุนข้อมูลข่าวสารขององค์กร
การใช้งานแบบเครื่องเดี่ยว (stand alone) เมื่อมีการพัฒนาพีซีให้เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล จึงมีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์สนับสนุนพีซีให้ช่วยงานระดับบุคคล ดังนั้นการประยุกต์ใช้งานระดับบุคคลจึงเป็นที่นิยมแพร่หลาย ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์พื้นฐนที่เรียกว่าโปรแกรมสำเร็จรูปให้ใช้งานได้มาก เช่น ใช้ช่วยในการพิมพ์เอกสารหรือเรียกว่า เวิร์ดโปรเซสเซอร์ ใช้คำนวณบนตารางที่เรียกว่า สเปรตซีต ใช้ในการเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูลขนาดเล็ก ใช้เพื่อนำเสนอผลงาน
รูปที่ 2 เครื่องพีซีทำให้เกิดระบบการจัดการข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล
ระบบแลนและไคลแอนต์เซิร์ฟเวอร์ เมื่อพีซีมีขีดความสามารถสูงขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีได้พัฒนา
ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ให้เชื่อมโยงเข้าถึงกัน และใช้งานร่วมกัน ระบบแลนที่ใช้จึงเริ่มจากการสนับสนุนงานระดับกลุ่ม ระดับแผนกที่มีการทำงานร่วมกัน ใช้ทรัพยากรบางอย่างร่วมกัน เช่น ใช้ไฟล์ใช้ข้อมูล ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ ตลอดจนเครื่องพิมพ์ร่วมกัน สภาพการทำงานบนเลนส่วนหนึ่งมีลักษณะการทำงานแบบ ไคลแอนต์เซิร์ฟเวอร์ กล่าวคือมีสถานีบริการกลางที่ให้บริการร่วมกันทั้งกลุ่ม โดยผู้ใช้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์พีซีของตนเองเชื่อมโยงกับเครือข่ายแลน เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้เรียกว่า ไคลแอนด์ ส่วนสถานีบริการกลางเรียกว่า เซิร์ฟเวอร์ เช่น ถ้ามีระบบฐานข้อมูลกลางที่ให้บริการกลางร่วมกันก็เรียกว่า ดาต้าเบสเซิร์ฟเวอร์ ผู้ใช้สามารถใช้เครื่องไคลแอนต์เรียกค้นข้อมูลข่าวสารจากเครื่องเซิร์ฟเวอร์ได ้รูปแบบการทำงานแบบนี้จึงเป็นการลดขนาดของเซิร์ฟเวอร์ลงจากโฮสเบส เพราะสถานีย่อยคือไคลแอนต์สามารถช่วยดำเนินการบางอย่างเองได้ และการทำงานในระดับไคลแอนต์ที่สำคัญคือ มีส่วนช่วยในการติดต่อกับผู้ใช้ที่จะแสดงผลแบบกราฟฟิก
รูปที่ 3 เครือข่ายแลนสนับสนุนการทำงานเป็นกลุ่ม
การเชื่อมต่อแลนเป็นอินทราเน็ต เมื่อนำเวอร์กกรุ๊ปหรือเครือข่ายแลนย่อย ๆ หลายเครือข่ายต่อเชื่อมกันเป็นเครือข่ายขององค์กร มีเส้นทางการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสารหลักที่เรียกว่าแบคโบน (backbone)
เครือข่ายนี้จึงเป็นเครือข่ายที่สนับสนุนการทำงานขององค์กร ซึ่งอาจเรียกว่าเอ็นเตอร์ไพรสเน็ตเวอร์กหรืออินทราเน็ต ในระดับองค์กรจึงมีการบริหารจัดการเครือข่ายขององค์กร มีหน่วยงานดูแลเครือข่ายกลาง และดูแลทรัพยากรที่สนับสนุนการใช้งานในองค์กร ลักษณะการเชื่อมโยงระหว่างหน่วยงานอาจข้ามออกไปยังหน่วยงานที่อยู่ห่างไกล โดยเชื่อมต่อด้วยเครือข่ายสาธารณะแบบแวน (wan) สภาพการทำงานภายในองค์กรยังมีลักษณะการใช้ทรัพยากรร่วมกันมีสถานีบริการที่เรียกว่าเซิร์ฟเวอร์ ผู้ใช้ใช้พีซีที่ต่ออยู่บนเครือข่ายเชื่อมโยงเรียกใช้บริการเครื่องเซิร์ฟเวอร์ ภายในองค์กรอาจมีฐานข้อมูลเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์กลางหรืออาจจะมีหลายเซิร์ฟเวอร์กระจายกันอยู่ก็ได้ ลักษณะการใช้งานบนเครือข่ายจึงสนับสนุนการทำงานตั้งแต่งานในระดับบุคคลที่ใช้พีซีของตนเองเป็นหลัก เชื่อมต่อใช้งานร่วมกันเป็นเครือข่ายในแผนก ในกลุ่มงานของตน ใช้สถานทีบริการเซิร์ฟเวอร์ในแผนกของตน และยังเชื่อมโยงกับองค์กรใช้งานในลักษณะร่วมกับส่วนกลางขององค์กร ดังนั้นทุกคนในองค์กรที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายจึงสามารถเลือกใช้ทรัพยากรคอมพิวเตอร์ข้อมูลข่าวสารทั้งของกลุ่มและขององค์กรได้
เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน นอกจากนี้ยังสามารถใช้ทรัพยากรฮาร์ดแวร์ร่วมกันได้อีกด้วย ในเชิงเทคนิคนั้นระบบสารสนเทศระดับองค์กรจะมีระบบคอมพิวเตอร์ที่ดูแลแฟ้มข้อมูลที่ใช้งานร่วมกันไว้ในไฟล์เซิร์ฟเวอร์ มีการใช้เครือข่ายแลนเชื่อมโยงเครื่องมือพื้นฐาน อีกประการหนึ่งของระบบข้อมูลข่าวสาร คือระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่งเป็นโปรแกรมที่สำคัญในการช่วยดูแลระบบข้อมูลและการประยุกต์ใช้งานด้านต่าง ๆ
รูปที่ 4 การใช้เครือข่ายเพื่อสนับสนุนการทำงานในองค์กร
การเชื่อมโยงระหว่างองค์กร การบริหารและการจัดการระบบสารสนเทศสมัยใหม่ ยังเน้นให้เกิดการทำงานแบบธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ (eBusiness) และมีการค้าขายแบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเชื่อมโยงเครือข่ายระหว่าางองค์กรเพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกัน และการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน
การเชื่อมโยงระหว่างกันในปัจจุบัน เน้นการใช้เส้นทางร่วมแบบสาธารณะ เช่น ใช้อินเทอร์เน็ต ลักษณะการเชื่อมโยงออกสู่ภายนอก จึงมีลักษณะที่ต้องการสร้างวงจรเฉพาะการเชื่อมโยงระหว่างองค์กร หรือการวิ่งผ่านเส้นทางสาธารณะร่วมกัน
รูปที่ 5 การเชื่อมโยงระหว่างองค์กร
อินเทอร์เน็ตจึงเป็นเครือข่ายสากลที่เชื่อมโยงเครือข่ายย่อยขององค์กรจำนวนมหาศาลเข้าด้วยกัน ทำให้ทุกองค์กรที่เชื่อมโยงเข้าถึงอินเทอร์เน็ตติดต่อถึงกันได้ และหากถ้ามีองค์กรใดสร้างเครือข่ายและเชื่อมโยงต่อออกไปภายนอก โดยเน้นการทำงานในขอบเขตจำกัด เช่น ให้บริการลูกค้าติดต่อเข้ามาได้ และไม่สามารถออกไปนอกเครือข่ายอย่างอิสระเหมือนอินเทอร์เน็ตเราก็เรียกว่าเอ็กซ์ทราเน็ต
1.3.ระบบสารสนเทศเเบบต่างๆ
ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กรศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output) ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ(Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า
ข้อแตกต่างระหว่าง Information และ Data
1.4.ความสัมพันธ์ระหว่างระบบต่างๆ
1. ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS)
ระบบการประมวลผล เป็นการประมวลผลแบบวันต่อวัน เช่น การรับ-จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการรับ-จ่าย สินค้า เป็นต้น ใช้งานในระดับผู้ปฏิบัติการ ระบบนี้ เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์
ระบบการประมวลผล เป็นการประมวลผลแบบวันต่อวัน เช่น การรับ-จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการรับ-จ่าย สินค้า เป็นต้น ใช้งานในระดับผู้ปฏิบัติการ ระบบนี้ เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์
ลักษณะเด่นของ TPS
ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน สิ่งที่ องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ ลดจำนวนพนักงาน องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)
คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้ บริหารที่ต้องการการประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการ ช่วยงานแบบวันต่อวัน ประกอบไปด้วยโปรแกรมต่าง ที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษเพื่อขยายขอบเขตความสามารถของธุรกิจ เป็นการนำ Output ของ TPS มาเป็น Input ของระบบ
คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้ บริหารที่ต้องการการประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการ ช่วยงานแบบวันต่อวัน ประกอบไปด้วยโปรแกรมต่าง ที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษเพื่อขยายขอบเขตความสามารถของธุรกิจ เป็นการนำ Output ของ TPS มาเป็น Input ของระบบ
ลักษณะเด่นของ MIS
จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บ ข้อมูลรายวัน
จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่ เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการ ใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)
คือระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียม สารสนเทศเพื่อช่วยในการตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วย ในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสิน ใจเกี่ยวกับการรวมบริษัทและการหาบริษัทร่วม การขยายโรงงาน ผลิตภัณฑ์ใหม่
คือระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียม สารสนเทศเพื่อช่วยในการตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วย ในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสิน ใจเกี่ยวกับการรวมบริษัทและการหาบริษัทร่วม การขยายโรงงาน ผลิตภัณฑ์ใหม่
ลักษณะเด่นของ DSS
จะช่วย ผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ
จะถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบ กึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้าง
จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการ วิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
4.ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Support System : ESS)
คือ ESS ประเภท พิเศษ ที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วย ให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบ สารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบ สัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกัน ทำให้ผู้ บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง
คือ ESS ประเภท พิเศษ ที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วย ให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบ สารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบ สัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกัน ทำให้ผู้ บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง
ลักษณะเด่นของ ESS
ไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
ระบบสามารถใช้งานได้ง่าย
มีความยืดหยุ่นสูง จะต้องสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
การใช้งาน ใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
การสนับสนุนการตัดสินใจ ผู้บริหารระดับสูง ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน
การสนับสนุนข้อมูล ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
ผลลัพธ์ที่แสดง ตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
การใช้งานกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่าง ๆ
ความเร็วในการตอบสนอง จะต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว ทันทีทันใด
ระดับการจัดการภายในองค์กร
Enterprise Systems
Enterprise System คือระบบหรือกระบวนการต่างๆ ที่ใช้ทั้งองค์กร เพื่อใช้ทรัพยากรต่างๆร่วมกัน เพื่อช่วยให้การทำงานสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น จะใช้ Database และ Data ร่วมกัน ซึ่งจะคอยจัดการระบบสารสนเทศโดยรวมเอา Business Process หลักๆขององค์หารเข้ามารวมไว้เป็นหนึ่งเดียว
Enterprise System คือระบบหรือกระบวนการต่างๆ ที่ใช้ทั้งองค์กร เพื่อใช้ทรัพยากรต่างๆร่วมกัน เพื่อช่วยให้การทำงานสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น จะใช้ Database และ Data ร่วมกัน ซึ่งจะคอยจัดการระบบสารสนเทศโดยรวมเอา Business Process หลักๆขององค์หารเข้ามารวมไว้เป็นหนึ่งเดียว
1.ทำให้องค์กรมีโครงสร้างที่แข็งแรง และมีลักษณะการทำงานที่เป็นหนึ่งเดียว ไม่มีการแบ่งเป็นระยะย่อยๆของใครของมัน
2.การบริหารจัดการดีขึ้น
3.ใช้เทคโนโลยีที่เป็นหนึ่งเดียว ซึ่งจะง่ายต่อการดูแล
4.การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามความต้องการของลูกค้า
ระบบสารสนเทศพื้นฐานที่สุดคือ Functional Information System คือ การจัดรูปแบบสารสนเทศให้สอดคล้องกับฟังก์ชันการทำงานของแผนก ซึ่งแต่ละแผนกจะมีข้อมูลที่แตกต่างกัน ส่งผลให้ข้อมูลมีความกระจัดกระจายมาก ทำให้มีปัญหาทางด้านการพัฒนาในระดับองค์กรโดยรวม เนื่องจาก คนในองค์กรไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลกันได้ และมีค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา รวมถึงต้องใช้พนักงานที่ทำหน้าที่
ลักษณะของ Enterprise system
ERP (Enterprise Resource Planning) ใช้จัดการทรัพยากรขององค์กร เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุด
CRM (Customer Relationship Management ) ใช้เพื่อดูแลและจัดเก็บข้อมูลลูกค้า ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มความสัมพันธ์อันดีให้กับลูกค้า
KM (Knowledge Management Systems) ใช้เพื่อสร้าง จัดเก็บและพัฒนาความรู้ภายในองค์กร
SCM (Supply Chain Management) การบริหารห่วงโซ่อุปทาน เพื่อให้สามารถจัดการสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท Wallmart เป็นบริษัทที่ประสบความสำเร็จในการบริหารห่วงโซ่อุปทาน
DSS (Decision Support Systems) ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจของคนภายในองค์กร โดยเฉพาะผู้บริหาร
BI (Business Intelligence) นำข้อมูลที่มีอยู่จัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ เช่น Data-mining, Text-mining, OLA เป็นต้น
WMS ( Warehouse management System) ระบบที่ใช้ในการบริหารจัดการคลังสินค้า ซึ่งจะช่วยให้บริษัททราบได้ว่ามีของในคลังเท่าใด ควรมีสินค้าอะไรบ้าง การเข้าออกของสินค้ามากน้อยแค่ไหน และช่วยให้บริษัทสามารถใช้พื้นที่ในการเก็บสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
IMS ( Inventory Management System) ระบบที่ใช้จัดการสินค้าคงเหลือ
Fleet Management System ระบบการบริหารการส่งของ ซึ่งอาจใช้ ระบบ RFID ร่วมด้วย ในการตรวจสอบว่ามีการส่งของในแต่ละสถานที่เท่าไหร่ มีสินค้าอื่นปะปนหรือไม่
Vehicle Routing and Planning เป็นระบบคำนวณเส้นทางที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการขนส่งสินค้า เช่น ระยะทางสั้นสุด หรือส่งสินค้าได้ครอบคลุมที่สุด
Vehicle Based System เป็นระบบบริหารจัดการรถบรรทุก ซึ่งจะช่วยให้สามารถ Track ได้ว่ารถบรรทุกอยู่ที่ใด โดยผ่านระบบ GPRS
CRM (Customer Relationship Management ) ใช้เพื่อดูแลและจัดเก็บข้อมูลลูกค้า ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มความสัมพันธ์อันดีให้กับลูกค้า
KM (Knowledge Management Systems) ใช้เพื่อสร้าง จัดเก็บและพัฒนาความรู้ภายในองค์กร
SCM (Supply Chain Management) การบริหารห่วงโซ่อุปทาน เพื่อให้สามารถจัดการสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท Wallmart เป็นบริษัทที่ประสบความสำเร็จในการบริหารห่วงโซ่อุปทาน
DSS (Decision Support Systems) ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจของคนภายในองค์กร โดยเฉพาะผู้บริหาร
BI (Business Intelligence) นำข้อมูลที่มีอยู่จัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ เช่น Data-mining, Text-mining, OLA เป็นต้น
WMS ( Warehouse management System) ระบบที่ใช้ในการบริหารจัดการคลังสินค้า ซึ่งจะช่วยให้บริษัททราบได้ว่ามีของในคลังเท่าใด ควรมีสินค้าอะไรบ้าง การเข้าออกของสินค้ามากน้อยแค่ไหน และช่วยให้บริษัทสามารถใช้พื้นที่ในการเก็บสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
IMS ( Inventory Management System) ระบบที่ใช้จัดการสินค้าคงเหลือ
Fleet Management System ระบบการบริหารการส่งของ ซึ่งอาจใช้ ระบบ RFID ร่วมด้วย ในการตรวจสอบว่ามีการส่งของในแต่ละสถานที่เท่าไหร่ มีสินค้าอื่นปะปนหรือไม่
Vehicle Routing and Planning เป็นระบบคำนวณเส้นทางที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการขนส่งสินค้า เช่น ระยะทางสั้นสุด หรือส่งสินค้าได้ครอบคลุมที่สุด
Vehicle Based System เป็นระบบบริหารจัดการรถบรรทุก ซึ่งจะช่วยให้สามารถ Track ได้ว่ารถบรรทุกอยู่ที่ใด โดยผ่านระบบ GPRS
Supply Chain Management
ทุกหน่วยงานที่อยู่ใน supply chain ต้องแบ่งปันข้อมูลกัน มีการทำงานร่วมกัน เช่นwallmart จะส่งข้อมูลการขายสินค้าของบริษัทให้กับ supplier เพื่อที่ supplier จะส่งสินค้าได้อย่างทันเวลาและไม่ต้องมีการเก็บสินค้าไว้ที่คลังสินค้าเป็นจำนวนมากเกินไป อย่างไรก็ตามการแบ่งปันข้อมูลนั้น อาจต้องระมัดระวังการนำข้อมูลการขายสินค้าไปให้กับคู่แข่งด้วย ดังนั้นจึงต้องอาศัยความไว้เนื้อเชื่อใจซึ่งกันและกันด้วย ระบบดังกล่าวนี้เป็นส่วนหนึ่งของCollaborative Planning เป็นการออกแบบการจัดการสินค้า เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ลดจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น รวมทั้งผ่านการจัดการ Vendor Managed Inventory (VMI) เป็นการจัดการสินค้าคงเหลือ ลดต้นทุนการจัดเก็บสินค้าคงเหลือ ทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ทุกหน่วยงานที่อยู่ใน supply chain ต้องแบ่งปันข้อมูลกัน มีการทำงานร่วมกัน เช่นwallmart จะส่งข้อมูลการขายสินค้าของบริษัทให้กับ supplier เพื่อที่ supplier จะส่งสินค้าได้อย่างทันเวลาและไม่ต้องมีการเก็บสินค้าไว้ที่คลังสินค้าเป็นจำนวนมากเกินไป อย่างไรก็ตามการแบ่งปันข้อมูลนั้น อาจต้องระมัดระวังการนำข้อมูลการขายสินค้าไปให้กับคู่แข่งด้วย ดังนั้นจึงต้องอาศัยความไว้เนื้อเชื่อใจซึ่งกันและกันด้วย ระบบดังกล่าวนี้เป็นส่วนหนึ่งของCollaborative Planning เป็นการออกแบบการจัดการสินค้า เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ลดจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น รวมทั้งผ่านการจัดการ Vendor Managed Inventory (VMI) เป็นการจัดการสินค้าคงเหลือ ลดต้นทุนการจัดเก็บสินค้าคงเหลือ ทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
Enterprise Resourse Planning System (ERP)
เป็นระบบที่ช่วยในการเชื่อมโยงประสานงาน แบ่งปันและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ ภายในองค์กร ทำให้ข้อมูลสอดคล้อง สามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่น มีการเอาข้อมูลต่างๆ ที่ได้เก็บในฐานข้อมูล เพื่อนำมาประมวลต่อเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ มักนำมาใช้กับแผนก Sales and Distribution, Materials Management ,Financial Accounting
อย่างไรก็ตาม ERP มักมีปัญหาในการนำมาใช้ในองค์กร อันเนื่องจาก การนำระบบใหม่เข้ามาใช้ในองค์กรมักต้องใช้ควบคู่ไปกับระบบเก่า ทำให้ผู้ใช้จะรู้สึกว่าทำงานหนักมากขึ้น จึงไม่ได้รับการสนับสนุน นอกจากนั้น ERP บางครั้งอาจเป็นการสร้างจาก Third Party ซึ่งจะพัฒนาและสร้างโมดูลเพื่อขึ้นนำมาประยุกต์ใช้กับ ERP เพื่อให้ทำงานได้ง่ายมากยิ่งขึ้น หรือพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ใช้งานร่วมกับ SAP หรือ Oracle เนื่องจาก โปรแกรมดังกล่าวมักจะมีราคาสูง
1.5.ระบบงานในองค์กร
ระบบสารสนเทศในองค์กร
บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร
องค์การ ตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ คำจำกัดความด้านเทคนิคนี้จะเน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วนคือ
1. ปัจจัยหลักด้านการผลิต ได้แก่ เงินทุนและแรงงาน
2. การบวนการผลิต ซึ่งจะเปลี่ยนสิ่งที่นำเข้าให้เป็นผลิตภัณฑ์
3. ผลผลิต ได้แก่ สินค้าและบริการ
ระบบสารสนเทศมีผลกระทบต่อกระบวนการทำงานและโครงสร้างขององค์การดังนี้
1. ลดระดับขั้นของการจัดการ
2. มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน
3. ลดขั้นตอนการดำเนินงาน
4. เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ
5. กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
องค์การดิจิทัลและองค์การแบบเครือข่าย
เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตสนับสนุนการทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และเกิดขึ้นขององค์การแบบ เครือข่าย ช่วยให้จัดการแพร่กระจายข่าวสารไปยังบุคคลภายในและภายนอกได้ทันที องค์การสามารถใช้สารสนเทศนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนทางธุรกิจภายในและภายนอก องค์การได้ เทคโนโลยีในการประสานและการเชื่อมโยงสามารถนำมาใช้ในการปรับเปลี่ยนโครงสร้าง ขยายขอบเขตการทำงานและควบคุมการปฏิบัติงาน รวมทั้งการนำเสนอสินค้าและบริการ ซึ่งหากมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานเกือบทุกส่งนขององค์การและเป็นองค์ประกอบหลักในการดำเนินธุรกิจ รวมถึงการบริหารจัดการจะทำให้องค์การเข้าสู่ลักษณะขององค์การดิจิทัล
องค์การเสมือนจริง (Virtual Organization)เป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับสถานที่ตั้งขององค์การลักษณะขององค์กรเสมือนจริงมีดังนี้
1. มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน : เนื่องจากอาจกระจายอยู่ต่างสถานที่กัน ทำให้ยากต่อการนกำหนดขอบเขตที่แน่ชัดขององค์การ
2. ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
3. มีความเป็นเลิศ : องค์การอิสระแต่ละองค์การจะนำความสามารถหลักหรือความเป็นเลิศมาใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ทางการตลาด
4. มีความไว้วางใจ
5. มีโอกาสทางตลาด : องค์การอิสระต่างๆ อาจรวมกันเป็นองค์การเสมือนจริงในลักษณะถาวรหรือชั่วคราว เนื่องจากเห็นว่ามีโอกาสทางการตลาด และสลายตัวเมื่อโครงการจบ
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ
1. ผู้ปฏิบัติงาน (Worker) เป็นบุคลากรที่ดำเนินงานด้านการสนับสนุนและอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรฝ่ายต่างๆ เป็นผู้ทำกิจกรรมประจำวันตลอดจนจัดทำฐานข้อมูลและรายงานขององค์การ
2. ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Manager) หรือเรียกทั่วไปว่า หัวหน้างาน(Supervisors) ผู้บริหารระดับนี้จะทำหน้าที่ควบคุมและดูแลการดำเนินงานประจำวันของบุคลากรระดับปฏิบัติงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) เป็นผู้ที่กำกับการบริหารงานของผู้บริหารระดับปฏิบัติการ รวมทั้งวางแผนยุทธวิธีเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้ยังต้องทำหน้าที่ประสานงานกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อรับนโยบาย แล้วนำมาวางแผนการปฏิบัติงาน
4. ผู้บริหารระดับสูง (Senior Manager) หรือเรียกทั่วไปว่า Executive Managers เป็นผู้บริหารระดับสูงสุดขององค์การ เป็นผู้ที่รับผิดชอบด้านการวางแผนกลยุทธ์(Strategic Planing) ในการกำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ขององค์การ ตลอดจนดูแลองค์การในภาพรวม
1.6.การจัดองค์กรธุรกิจ
เมื่อต้องการจัดตั้งธุรกิจประเภทใดก็ตาม จะใหญ่หรือจะเล็กก็ตาม ก็ต้องสร้างองค์กรธุรกิจให้สอดคล้องกับธุรกิจเพื่อความสำเร็จของธุรกิจ นักบริหารจะต้องออกแบบและพัฒนาองค์กรขึ้นมา เพื่อส่งเสริมให้ธรุกิจเป็นไปตามเป้าหมาย ซึ่งแต่ละธุรกิจก็จะไม่เหมือนกัน
การจัดองค์กรต้องอาศัยความสัมพันธ์ขั้นพื้นฐาน 3 ประการคือ อำนาจหน้าที่การงาน บุคคลากร และ ทรัพยากร ซึ่งเราจะใช้หลัก 7 ประการในการจัดองค์กร คือ1. การคำนึงถึงปัจจัยพื้นฐานของการผลิต เช่น กระบวนการผลิต ต้นทุนการผลิต วัตถุดิบ เครื่องจักร การจัดการและการวางแผน เป็นต้น
2. การพัฒนาคนเพื่อสร้างคุณภาพของงาน โดยการพัฒนาทั้งทางด้านจิตใจ และ ความรู้ความสามารถควบคู่กันไป ซึ่งเหมาะกับธรุกิจบริการ หรือ ธุรกิจที่ต้องใช้แรงงานคนเป็นหลัก
3. การศึกษาและวิเคราะห์การทำธุรกิจอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นจุดใดๆ ก็ตาม และต้องติดตามธุรกิจอย่างต่อเนื่อง
4. การศึกษาและวิเคราะห์สภาพสังคม เศรษฐกิจ ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะ เรื่องเกี่ยวกับการเมือง นโยบาย เป็นต้น
5. การศึกษาและวิเคราะห์การลงทุน และ การหาแหล่งเงินทุน รวมทั้งการหาแหล่งเงินทุนสำรองเพื่อเป็นตัวสนับสนุน และ ทำให้ธรุกิจดำเนินต่อไปได้
6. การพัฒนาคุณภาพของสินค้าและบริการ อยู่เสมอ ด้วยการตรวจสอบคุณภาพ รวมทั้งตรวจสอบวิธีการผลิต การประเมินผลจากลูกค้า หรือผู้บริโภค ซึ่งคุณภาพก็จะขึ้นกับราคาด้วยเช่นกัน
7. ความร่วมมือและการมีผลประโยชน์ร่วมกันของธุรกิจต่อเนื่อง การคำนึงถึงผู้ขายวัตถุดิบ การสานประโยชน์ร่วมกัน การเข้าใจว่า ทุกคนต้องการกำไรทั้งสิ้น เพียงแต่เขาหรือเราได้พอควรหรือมากเกินไปหรือไม่อย่างไรเท่านั้น
โครงสร้างขององค์กรต้องเหมาะสมกับการบริหารงาน และควรจะยืดหยุ่นได้เพื่อที่จะรับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ซึ่งโครงสร้างขององค์กรถ้าจัดไว้อย่างเหมาะสมจะทำให้ การบริหารงานง่ายเพราะรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร ช่วยให้ติดตามงานง่ายไม่ก่อให้เกิดปัญหางานคั่งค้าง ช่วยให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อน สามารถจ่ายงานออกไปได้โดยทั่วถึง ทำให้ขจัดปัญหาการเกี่ยงงาน หรือ ลังเลในการลงมือทำงาน ทำให้คนทำงานรู้ถึงอำนาจหน้าที่ของตนเองว่ามีขอบข่ายงานของเขามีเพียงใด ทำให้มีจิตใจสามารถจดจ่อกับงานที่ทำ สามารถประสานงานระหว่างหน่วยงานและมีความร่วมมือกับบุคคลอื่นได้ดี เป็นต้น
1.7.ความสัมพันธ์ของข้อมูลสารสนสนเทศเทศเเละระบบสารสนเทศ
ข้อมูลและสารสนเทศในความหมายของผู้ใช้
ผู้ใช้ข้อมูลและสารสนเทศแต่ละคน จะมีการรับรู้ต่อข้อมูลและสารสนเทศเดียวกันแตกต่างกันไปตามลักษณะของการใช้งานและหน้าที่ความรับผิดชอบ สารสนเทศสำหรับคนๆหนึ่่งอาจเป็นข้อมูลดิบสำหรับคนอื่นก็ได้ เช่น ใบสั่งให้ส่งเอกสาร เป็นสารสนเทศของพนักงานส่งเอกสาร แต่เป็นข้อมูลดิบของงานสารบรรณ ตัวอย่างการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารใบสั่งซื้อสินค้า จะมีความหมายและคุณค่าต่อผู้ที่เกี่ยวข้องแตกต่างกันออกไปตามหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติ ดังนี้
1.พนักงานขาย ถือว่าใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้จากลูกค้าเป็นสารสนเทศของเขา เพราาะเขาจะต้องจัดสินค้าตามรายการนั้น
2.ผู้จัดการฝ่ายขาย ถือว่าใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้จากลูกค้า เป็นข้อมูลของเขา แต่เมื่อนำใบสั่งซื้อทั้งหมกกมาาประมวลสรุปเป็นรายงานประจำเดือนจึงจัดเป็นสารสนเทศของเขา
3.พนักงานบัญชี ถือว่าใบสั่งซื้อสินค้าเป็นข้อมูลแต่เมื้อใบสั่งซื้อสินค้านี้ถูกดำเนินการต่อให้เป็นใบส่งของ สำหรับนำไปเก็บเงินลูกค้าและทำบันทึกบัญชีต่อไป จึงจะเป็นสารสนเทศของเขา ซึงจะได้เป็นบัญชีลูกหนี้ บัญชีเงินสด และรายได้จากการขายสินค้า ซึ่งเกิดจากข้อมูลในใบสั่งซื้อนั้น
4.พนักงานอื่นๆ เช่น วิศวกร นักวิจัย ถือว่าใบสั่งซื้อสินค้าเป็นเพียงข้อมูลที่่เขาไม่ต้องเกี่ยวข้องด้วยโดยตรง
ค่าแรงของลูกจ้างต่อสัปดาห์ เป็นสารสนเทศของลูกจ้างแต่ละคนที่จะได้รับค่าแรงแต่เป็นข้อมูลของผู้บริหาร และเมื่อรวมค่าแรงทั้งหมดที่ต้องจ่ายใน1 สัปดาห์แล้ว จึงจะถือว่าเป็นสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร
ข่าวสาร เอกสาร ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของหรือเหตุการณ์ที่มีอยู่ในรูปของตัวเลข ภาษา ภาพ สัญลักษณ์ต่างๆ ที่มีความหมายเฉพาะตัว ซึ่งยังไม่มีการประมวลไม่เกี่ยวกับการนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ (ไพโรจน์ คชชา, 2542) พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน (2525) ให้ความหมายของ ข้อมูล(Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือสิ่งที่ถือหรือยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริง สำหรับใช้เป็นหลักอนุมานหาความจริงหรือ การคำนวณ
"...สารสนเทศ (information) [1] เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมาย
ปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคแห่งองค์ความรู้หรือปัญญา นำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไป และมีการนำไปใช้ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศ
สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกัน ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล..."
1.9ประเภทเเละรูปเเบบของข้อมูล
การจัดเเบ่งประเภทของข้อมูลทำได้หลายวิธี ในที่นี้เเบ่งได้เป็น 3 ประเภท
1.การจัดเเบ่งข้อมมูลในด้านองค์การ
2.การจัดเเบ่งข้อมูลในด้านเเหล่งที่มา
2.การจัดเเบ่งข้อมูลในด้านเเหล่งที่มา
3.การจัดเเบ่งข้อมูลในด้านการบันทึกข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
การจัดเเบ่งข้อมูลภายในด้านขององค์กร
1.แหล่งข้อมูลภายใน เป็นแหล่งข้อมูลที่อยู่ภายในองค์กรทั่วไป ข้อมูลที่ได้มานั้นอาจมาจากพนักงานหรือมีอยู่แล้วในองค์กร เช่น ยอดขายประจำปี ข้อมูลผู้ถือหุ้น รายงานกำไรขาดทุนรายชื่อพนักงานเปิดเผยให้กับบุคคลภายนอกทราบหรือไม่ก็ได้ หากข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานหลักขององค์กรและมีความสำคัญมาก เช่น ข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่่จะส่งออกสู่ตลาดใหม่ข้อมูลการทดลองแปรรูปสินค้า หน่วยงานนั้นอาจมีการปกปิดไว้เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้
2. แหล่งข้อมูลภายนอก เป็นแหล่งข้อมูลที่่อยู่ภายนอกองค์กร โดยทั่วไปแล้ววสามารถนำข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ในองค์กรหรือนำมาใช้ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์เพื่อให้ได้ระบบงานที่สมบูรณ์ขึ้นได้ ข้อมูลลูกค้า เจ้าหนี้ อัตราดอกเบี้ยสถานบันการเงิน กฏหมายและอัตราภาษีของรัฐบาล หรืออาจรวมถึงข้อมูลบริษัทคู่แข่งด้วย ซึ่งไม่ใช่ข้อมูลที่่อยู่ภายในบริษัทหรือองค์กรแต่อย่างใด เราสามารถหาข้อมูลจากแหล่งภายนอกนี้ได้จากบริษัทผู้ให้บริการข้อมูลหรือจาากหนังงสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ หรือสื่ออื่นๆ ได้ทั่วไป
การจัดเเบ่งข้อมูลในด้านเเหล่งที่มา
1.ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data)
ข้อมูลปฐมภูมิ คือ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมจากแหล่งข้อมูลขั้นต้นที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลนักเรียนได้มาจากการตอบแบบสอบถาม การสำรวจ การสัมภาษณ์ การวัด การสังเกต การทดลอง ข้อมูลสินค้าที่ได้จากการใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด ข้อมูลบัตรเอทีเอ็มที่ได้จากเครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ
2.ข้อมูลทุติยภูมิหรือข้อมูลสำรอง
คือ ข้อมูลที่ได้จากแหล่งที่รวบรวมข้อมูลไว้แล้ว โดยมีผู้หนึ่งผู้ใด หรือหน่วยงานได้ทำการ เก็บรวบรวมหรือเรียบเรียงไว้ ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำมาใช้อ้างอิงได้เลย เช่น ข้อมูลสำมะโนประชากรสามารถอ้างอิงได้จากสำนักงานสถิติแห่งชาติ ข้อมูลปริมาณน้ำฝนจากกรมชลประทานล ข้อมูลทางสถิติต่าง ๆ ที่มีการบันทึกไว้แล้ว ข้อมูลจากรายงานการวิจัย และบันทึกการนิเทศการที่จะตัดสินใจว่าข้อมูลไหนเป็นข้อมูลปฐมภูมิหรือข้อมูลทุติยภูมินั้น มีหลักสังเกต คือ ถ้าเป็นข้อมูลปฐมภูมิจะต้องเป็นข้อมูลที่ผู้เขียนหรือผู้ประเมินผลได้พบเหตุการ์ณต่าง ๆ ลงมือสำรวจศึกษาค้นคว้าหรือ เป็นการแสดงความคิดเห็นเริ่มแรกด้วยตัวเอง มิได้คัดลอกมาจากผู้อื่น แต่ถ้าเป็นข้อมูลที่ได้คัดลอกมาจากบุคคลอื่น แล้วนำมาเรียบเรียงใหม่ ถือว่าเป็นข้อมูลทุติยภูมิ
.
การจัดเเบ่งข้อมูลในด้านการบันทึกข้อมูลในระะบบคอมพิวเตอร์
1.ข้อมูลเชิงจำนวน (Numeric Data) มีลักษณะเป็นตัวเลขที่สามารถนำมาคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ได้ เช่น จำนวนเงินในกระเป๋า จำนวนค่าโดยสารรถประจำทาง และจำนวนนักเรียนในห้องเรียน
2. ข้อมูลอักขระ (Character Data) มีลักษณะเป็นตัวอักษร ตัวหนังสือ และสัญลักษณ์ต่างๆ ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูลและเรียงลำดับได้แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณได้ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ เลขที่บ้าน และชื่อของนักเรียน.
3.ข้อมูลกราฟิก (Graphical Data) เป็นข้อมูลที่เกิดจากจุดพิกัดทางคอมพิวเตอร์ ทำให้เกิดรูปภาพหรือแผนที่ เช่น เครื่องหมายการค้า แบบก่อสร้างอาคาร และกราฟ
4. ข้อมูลภาพลักษณ์ (Image Data) เป็นข้อมูลแสดงความเข้มและสีของรูปภาพที่เกิดจากการสแกนของสแกนเนอร์เป็นหลัก ซึ่งสามารถนำเสนอข้อมูล ย่อหรือขยาย และตัดต่อได้ แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณหรือดำเนินการอย่างอื่นได้
1.10ความต้องการข้อมูลเเละสารสนเทศ
ความต้องการสารสนเทศ เป็นกระบวนการหรือขั้นตอนการปฏิบัติเพื่อให้ได้มาซึ่ง
สารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ความต้องการสารสนเทศเป็นค าที่ใช้แทนแนวคิดเพื่ออธิบาย
ว่าท าไมบุคคลหนึ่งๆ จึงตัดสินใจแสวงหาสารสนเทศ และเมื่อบุคคลนั้นๆ ได้รับสารสนเทศแล้ว
จะน าสารสนเทศที่ได้รับไปใช้ด้วยวัตถุประสงค์ใด (ชัชวาลย์ วงษ์ประเสริฐ 2536: 90) ซึ่งความ
ต้องการนั้นจะปรากฏก็ต่อเมื่อบุคคลนั้นๆ ตกอยู่ในสถานการณ์หนึ่งที่มีความไม่รู้หรือความไม่
แน่ใจเกดิ ขน้ึ ต้องมกีารตดัสนิใจแสวงหาสารสนเทศเพ่อืตอบค าถาม แก้ปญั หา ท าความเขา้ใจ
เรื่องราวต่างๆ รอบตัว ชัดเจนมากน้อยในระดับที่แตกต่างกันไปตามความจ าเป็นต่อการศึกษา
ค้นคว้าหรือการใช้ในการปฏิบัติงานของแต่ละบุคคลซึ่งจะมีความสัมพันธ์กับหน้าที่และอาชีพของตนเอง ความต้องการสารสนเทศนั้นจะได้รับการตอบสนองเมื่อบุคคลนั้น ตระหนักถึงความ
ต้องการสารสนเทศแล้วพยายามสนองความต้องการของตนด้วยการแสวงหาสารสนเทศจาก
แหล่งต่างๆ เพื่อน าเอาทรัพยากรสารสนเทศต่างๆ มาใช้ตรงตามความต้องการ อย่างเหมาะสม
กับเวลา สถานที่และสภาพแวดล้อม
1.11ลักษณะข้อมูลที่ดี
1. ข้อมูลที่มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ (accuracy) ข้อมูลจะมีความถูกต้องและเชื่อถือได้มากน้อยเพียงใดนั้นขึ้นกับวิธีการที่ใช้ในการควบคุมข้อมูลนำเข้า และการควบคุมการประมวลผลการควบคุมข้อมูลนำเข้าเป็นการกระทำเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าข้อมูลนำเข้มีความถูกต้องเชื่อถือได้ เพราะถ้าข้อมูลนำเข้าไม่มีความถูกต้องแล้วถึงแม้จะใช้
วิธีการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลที่ดีเพียงใดผลลัพธ์ที่ได้ก็จะไม่มีความถูกต้อง หรือนำไปใช้ไม่ได้
ข้อมูลนำเข้าจะต้องเป็นข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบว่าถูกต้องแล้วข้อมูลบางอย่างอาจต้องแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่
เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้อง ซึ่งอาจต้องพิมพ์ข้อมูลมาตรวจเช็คด้วยมือก่อนการประมวลผล
ถึงแม้ว่าจะมีการตรวจสอบข้อมูลนำเข้าแล้วก็ตาม ก็อาจทำให้ได้ข้อมูลที่ผิดพลาดได้ เช่นเกิดจากการเขียนโปรแกรม
หรือใช้สูตรคำนวณผิดพลาดได้ ดังนั้นจึงควรกำหนดวิธีการควบคุมการประมวลผลซึ่งได้แก่การตรวจเช็คยอดรวมที่
ได้จากการประมวลผลแต่ละครั้งหรือการตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์กับ
ข้อมูลสมมติที่มการคำนวณด้วยว่ามีความถูกต้องตรงกันหรือไม่
ข้อมูลอื่นๆที่ไม่จำเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องกับการใช้งานเพราะจะทำให้เสียเวลาและเสียเนื้อที่ในหน่วยเก็บข้อมูลแต่ทั้งนี้
ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีความครบถ้วนสมบูรณ์โดย
3.ข้อมูลมีความทันสมัย (timeliness) ข้อมูลที่ดีนั้นนอกจากจะเป็นข้อมูลที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้แล้วจะ ต้องเป็น
ข้อมูลที่ทันสมัยทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำเอาผลลัพธ์ที่ได้ไปใช้ได้ทันเวลา นั่นคือจะต้องเก็บข้อมูลได้รวดเร็วเพื่อทัน
ความต้องการของผู้ใช้
4.มีความสอดคล้องกับความต้องการ ซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
5. ความสมบูรณ์ครบถ้วนในการนำไปใช้งาน ข้อมูลบางประเภทหากไม่ครบถ้วน จัดเป็นข้อมูลที่ด้อยคุณภาพได้
เช่นกัน เช่น ข้อมูลประวัติคนไข้หากไม่มีหมูเลือดของคนไข้ จะไม่สามารถใช้ได้ในกรณีที่ผู้ร้องขอข้อมูลต้องการ
ข้อมูลหมู่เลือดของคนไข้ หรือข้อมูลที่อยู่ของลูกค้าที่กรอกผ่านแบบฟอร์ม ถ้ามีชื่อและนามสกุลโดยไม่มีข้อมูล
บ้านเลขที่ ถนน แขวง/ตำบล เขต/หรือจังหวัด ข้อมูลเหล่านั้นก็ไม่สามารถนำมาใช้ได้เช่นกัน ตัวอย่างข้อมูลทีไม่ครบถ้วน
6. ความถูกต้องตามเวลา ในบางกรณีข้อมูลผูกอยู่กับเงื่อนไขของเวลา ซึ่งถ้าผิดจากเงื่อนไขของเวลาไปแล้ว ข้อมูล
นั้นอาจลดคุณภาพลงไปหรือแม้กระทั่งไม่สามารถใช้ได้ เช่น ข้อมูลการให้ยาของคนไข้ในโรงพยาบาล ในทาง
การแพทย์แล้ว ข้อมูลนี้จะต้องถูกใส่เข้าไปในฐานข้อมูลที่คนไข้ได้รับยาเพื่อให้แพทย์คนอื่นๆ ได้ทราบว่า คนไข้
ได้รับยาชนิดนี้เข้าไปแล้ว แต่ข้อมูลเรื่องการให้ยาของคนไข้นี้อาจไม่จำเป็นต้องได้รับการปรับทันทีสำหรับแผนก
การเงิน เพราะแผนกการเงินจะคิดเงินก็ต่อเมื่อญาติคนไข้มาตรวจสอบหรือคนไข้กำลังออกจากโรงพยาบาล
1.12ความรู้พื้นฐานข้อมูล
ในยุคที่คอมพิวเตอร์เริ่มเข้ามามีบทบาทในเกือบทุกวงการ ได้เริ่มมีการนำข้อมูลต่างๆ ที่จากเดิมเคย เก็บอยู่ในรูปเอกสารนำมาจัดเก็บด้วยคอมพิวเตอร์ เนื่องจากความสามารถที่หลากหลายของคอมพิวเตอร์ที่สามารถจัดเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก ประมวลผลได้รวดเร็ว มีความแม่นยำ ในการประมวลผล ซึ่งในช่วงแรกก่อนที่จะเป็นการใช้งานระบบฐานข้อมูลนั้น การจัดเก็บข้อมูลต่างๆ จะอยู่ในลักษณะของแฟ้มข้อมูล ซึ่งการสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นมาเพื่อใช้จัดเก็บข้อมูล จะมีโครงสร้างขึ้นอยู่กับโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้ทำให้เกิดข้อจำกัดต่างๆ มากมาย เช่นแฟ้มข้อมูลที่สร้างด้วยภาษาซี จะไม่สามารถนำไปใช้ร่วมกับภาษาปาสคาลได้ เนื่องจากมีโครงสร้างที่แตกต่างกัน หรือขาดความปลอดภัยในการใช้งานต่างๆ ดังนั้นจึงได้มีการสร้างระบบฐานข้อมูลขึ้นมาเพื่อให้การจัดเก็บและจัดการกับข้อมูลทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ
รูปที่ 1 แสดงโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล
เมื่อกล่าวถึงฐานข้อมูล มีบุคคลจำนวนมากมีส่วนเกี่ยวข้อง และมีส่วนร่วมในการใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูลซึ่งในปัจจุบันองค์กรเกือบทุกองค์กรนำเอาฐานข้อมูลมาใช้เพื่ออำนวยความสะดวกให้การทำงานเป็นไปด้วยความรวดเร็ว คล่องตัว หรือเพื่อลดค่าใช้จ่าย เช่น การถอนเงินจากเครื่องฝากถอนเงินอัตโนมัติ การทำบัตรประจำตัวประชาชน ณ ที่ว่าการอำเภอใด ๆ ก็ได้ หรือการซื้อสินค้าจากร้านค้าสะดวกซื้อทั่วไป
1.13นิยมเเละคำศัพท์พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล
- บิท (Bit) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด
- ไบท์ (Byte) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่กิดจากการนำบิทมารวมกันเป็นตัวอักขระ (Character)
- เขตข้อมูล (Field) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไปมารวมกันแล้วได้ความหมายของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เป็นต้น
- ระเบียน (Record) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนเอาเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตข้อมูลมารวมกัน เพื่อเกิดเป็นข้อมูลเรื่องใดเรื่อง
- แฟ้มข้อมูล (File) หมายถึงหน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลาย ๆ ระเบียนที่เป็นเรื่องเดียวกันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลพนักงาน
- ฐานข้อมูล (Database) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำ แฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน เช่น ฐานข้อมูลในระบบทะเบียนนักศึกษา จะประกอบด้วยด้วยแฟ้มข้อมูล รายวิชา,นักศึกษา, การลงทะเบียน, ผลการเรียนประจำเทอม, สาขาวิชา, เป็นต้น
- ส่วนในระบบฐานข้อมูล มีคำศัพท์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องดังนี้
- เอนทิตี้ (Entity) หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ได้แก่ คน สถานที่ สิ่งของ การกระทำ ซึ่งต้องการจัดก็บข้อมูลไว้ เช่น เอนทิตี้ลูกค้า เอนทิตี้พนักงาน
- เอนทิตี้ชนิดอ่อนแอ (Weak Entity) เป็นเอนทิตี้ที่ไม่มีความหมาย หากขาดเอนทิตี้อื่นในฐานข้อมูล
- แอททริบิวต์(Attribute) หมายถึง รายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ เช่น เอนทิตี้นักศึกษา
1.14ความสำคัญของระบบพื้นฐานของข้อมูล
ความสัมพันธ์ (Relationships) หมายถึง ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้นักศึกษาและเอนทิตี้คณะวิชา เป็นลักษณะว่า นักศึกษาแต่ละคนเรียนอยู่คณะวิชาใดคณะวิชาหนึ่ง
ในการแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ เราจะใช้หัวลูกศรเพื่อแสดงความสัมพันธ์ ดังตัวอย่างในรูปต่อไปนี้
รูปที่ 1.1 คณะวิชา ß ----------à à นักศึกษา (คณะวิชามีความสัมพันธ์กับนักศึกษา)
ในการระบุความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ จะกำหนดโดยใช้หัวลูกศร และหากพิจารณาความสัมพันธ์จากเอนทิตี้นักศึกษาไปยังเอนทิตี้คณะวิชา อาจจะกำหนดความสัมพันธ์ได้ดังนี้
รูปที่ 1.2 คณะวิชา ----------------à นักศึกษา (นักศึกษาสังกัดอยู่คณะวิชา)
และหากพิจารณาความสัมพันธ์จากเอนทิตี้คณะวิชาไปยังเอนทิตี้นักศึกษา อาจกำหนดความสัมพันธ์ได้ดังนี้
รูปที่ 1.3 คณะวิชา --------------à à นักศึกษา (คณะวิชาประกอบด้วยนักศึกษา)
จากรูปที่ 1.2 จะเห็นได้ว่า นักศึกษา 1 คนจะสามารถสังกัดอยู่ได้เพียง 1 คณะวิชา แต่จากรูปที่ 1.3 จะเห็นได้ว่า 1 คณะวิชาสามารถประกอบด้วยนักศึกษาหลาย ๆ คน
ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง (One-to-one Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่งที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะหนึ่งต่อหนึ่ง (1 : 1)
2. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (One-to-many Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่ง ที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลหลาย ๆ ข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะ (1:m) ตัวอย่างเช่น
3. ความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม (Many-to-many Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลสองเอนทิตี้ในลักษณะกลุ่มต่อกลุ่ม (m:n)
เอนทิตี้ใบสั่งซื้อแต่ละใบจะสามารถสั่งสินค้าได้มากกว่าหนึ่งชนิด ความสัมพันธ์ของข้อมูลจากเอนทิตี้ใบสั่งซื้อไปยังเอนทิตี้สินค้า จึงเป็นแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:m) ในขณะที่สินค้าแต่ละชนิด จะถูกสั่งอยู่ในใบสั่งซื้อหลายใบ ความสัมพันธ์ของข้อมูลจากเอนทิตี้สินค้าไปยังอินทิตี้ใบสั่งซื้อ จึงเป็นแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:n) ดังนั้นความสัมพันธ์ของเอนทิตี้ทั้งสอง จึงเป็นแบบกลุ่มต่อกลุ่ม (m:n)
ในการระบุความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ จะกำหนดโดยใช้หัวลูกศร และหากพิจารณาความสัมพันธ์จากเอนทิตี้นักศึกษาไปยังเอนทิตี้คณะวิชา อาจจะกำหนดความสัมพันธ์ได้ดังนี้
รูปที่ 1.2 คณะวิชา ----------------à นักศึกษา (นักศึกษาสังกัดอยู่คณะวิชา)
และหากพิจารณาความสัมพันธ์จากเอนทิตี้คณะวิชาไปยังเอนทิตี้นักศึกษา อาจกำหนดความสัมพันธ์ได้ดังนี้
รูปที่ 1.3 คณะวิชา --------------à à นักศึกษา (คณะวิชาประกอบด้วยนักศึกษา)
จากรูปที่ 1.2 จะเห็นได้ว่า นักศึกษา 1 คนจะสามารถสังกัดอยู่ได้เพียง 1 คณะวิชา แต่จากรูปที่ 1.3 จะเห็นได้ว่า 1 คณะวิชาสามารถประกอบด้วยนักศึกษาหลาย ๆ คน
ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง (One-to-one Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่งที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะหนึ่งต่อหนึ่ง (1 : 1)
2. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (One-to-many Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่ง ที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลหลาย ๆ ข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะ (1:m) ตัวอย่างเช่น
3. ความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม (Many-to-many Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลสองเอนทิตี้ในลักษณะกลุ่มต่อกลุ่ม (m:n)
เอนทิตี้ใบสั่งซื้อแต่ละใบจะสามารถสั่งสินค้าได้มากกว่าหนึ่งชนิด ความสัมพันธ์ของข้อมูลจากเอนทิตี้ใบสั่งซื้อไปยังเอนทิตี้สินค้า จึงเป็นแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:m) ในขณะที่สินค้าแต่ละชนิด จะถูกสั่งอยู่ในใบสั่งซื้อหลายใบ ความสัมพันธ์ของข้อมูลจากเอนทิตี้สินค้าไปยังอินทิตี้ใบสั่งซื้อ จึงเป็นแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:n) ดังนั้นความสัมพันธ์ของเอนทิตี้ทั้งสอง จึงเป็นแบบกลุ่มต่อกลุ่ม (m:n)
1.15โปรเเกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้
- โปรแกรม Dbase
เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลอีกชนิดหนึ่ง การใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรม FoxPro ข้อมูลหรือรายงานที่อยู่ในไฟล์บน Dbase จะสามารถส่งไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได้และแม้แต่โปรแกรม Excel ก็สามารถอ่านไฟล์.DBF ที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม Dbase ได้ด้วย 
- โปรแกรม Access
นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูลขนาดเล็กและขนาดกลาง สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลักจากบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ การแสดงผลก็อาจแสดงทางจอภาพ หรือส่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ก็ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีระบบความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย สำหรับโปรแกรม Access นี้จะกล่าวถึงวิธีการใช้เบื้องต้นโดยสังเขปไว้ในหน่วยถัดไป 
- โปรแกรม FoxPro
เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากโปรแกรมหนึ่ง เนื่องจากใช้ง่ายทั้งวีธีการเรียกจากเมนูของ FoxPro และประยุกต์โปรแกรมขึ้นใช้งาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะสามารถใช้กับ Dbase ได้ คำสั่งและฟังก์ชั่นต่าง ๆ ใน Dbase จะสามารถใช้งานบน FoxPro ได้ นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปแกรม เช่น การสร้างรายงาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะสามารถแปรเป็นไฟล์ .EXE ได้เช่นเดียวกับโปรแกรมภาษาอื่น ๆ และสามารถนำไปใช้งานกับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ๆ ได้โดยไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างของ FoxPro อยู่ในเครื่องด้วย 
- โปรแกรม Oracle
Oracle หมายถึง Object - Relational Database Management System (ORDBMS) มีความสามารถทำงานได้ทั้งในรูปแบบ Rational และบางคุณสมบัติของ Object Oriented เป็นผลิตภัณฑ์จากบริษัท ออราเคิล และยังเป็น RDBMS เชิงพาณิชย์ตัวแรกของโลก ออราเคิล ยังเป็น RDBMS ระดับ Database Sever มีความสามารถโดดเด่นในด้านการจัดการฐานข้อมูล มีความน่าเชื่อถือสูงสุด (reliable) และเทคโนโลยี Rollback Segment ที่สามารถจัดการกับข้อมูลในกรณีที่เกิดการล้มเหลวของระบบ หรือภาวะระบบไม่สามารถให้บริการได้ ด้วยเทคโนโลยี Rollback Segment จะจัดการ Instance Recovery ข้อมูลไม่ให้เกิดความเสียหายอันเนื่องมาจากการล้มเหลวของระบบได้อย่างดีมาก 
- โปรแกรม Microsoft SQL Server
เป็น RDBMS ระดับ Database Sever อีกตัวหนึ่ง ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในยุคปัจจุบัน และถือเป็นซอฟแวร์ของไมโครซอฟต์ตัวแรกที่ใช้เทคโนโลยี .NET เป็นเทคโนโลยีที่ทำให้เราสามารถนำเสนอข้อมูลออกมาใช้กับ Application ของ Windows หรือผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น โดยทั่วไป MS-SQL Server จะทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการ Windows2000, 2003 Server เพื่อที่จะใช้ MS-SQL Server เป็นฐานข้อมูลในการทำระบบ ไคลเอนท์/เซอร์ฟเวอร์ 
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น